Case de ECM/GED na BrasilPrev

A Governança Corporativa do Departamento Jurídico da BrasilPrev teve todos os documentos digitalizados e disponibilizados pela ATS

A BrasilPrev é uma das maiores companhias de previdência privada aberta do Brasil, com mais de 1,19 milhão de clientes e ativos sob gestão que superam os 27 bilhões de reais. Resultado da associação entre o Banco do Brasil (49,99%), o Principal Financial Group (46,01%) e o Sebrae (4%), tem como missão proporcionar aos clientes soluções de segurança financeira e serviços de alta qualidade para viabilizar seus projetos de vida.

Dada a natureza de seu trabalho, o departamento jurídico da BrasilPrev é a unidade da empresa responsável por toda documentação legal que envolve os processos da companhia. Em 2005, surgiu a oportunidade para a organização e classificação de documentos, a partir da criação de uma área de Governança Corporativa. A primeira iniciativa da nova área foi organizar o arquivo físico para conhecer o acervo e facilitar buscas e acessos.

Alexandre Fonseca (ATS) e Rodrigo Pecchiae (BrasilPrev), responsáveis pelo projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Cabe também à área de governança dar maior visibilidade aos atos da empresa aos acionistas e compartilhar informações. “Optamos pela digitalização dos documentos societários produzidos pela área. Estes são documentos de constituição da empresa e manutenção da pessoa jurídica da seguradora, da sociedade anônima e das atas de assembleias, do conselho de administração, conselho fiscal, diretoria-executiva, documentos de aprovação da diretoria, enfim, são documentos que falam das decisões da empresa, muitos deles sigilosos e de missão crítica dentro do departamento jurídico da companhia”, reforça Rodrigo Pecchiae, coordenador de Governança Corporativa da BrasilPrev.

Com a conversão dos arquivos em papel para eletrônico, surgiu a necessidade de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos para armazenamento, controle de acesso e pesquisa. “Buscamos no mercado empresas de tecnologia que tivessem experiências anteriores, especialmente na área jurídica”, explica o gerente de Governança da BrasilPrev.

Com uma forte referência em escritórios jurídicos, a opção foi feita pela ATS Tecnologia que utiliza um sistema de gestão documental.

Entre a seleção da ferramenta e a implantação do sistema pela ATS Tecnologia, foram necessários apenas dois meses para que o projeto fosse desenhado. Uma das principais atividades a serem executadas foi a digitalização do acervo e na etapa seguinte, a disponibilização dos documentos para os colaboradores internos.

“Atualmente, o sistema possui cerca de 3 mil documentos ou pastas, compostos por atas de reunião que são elaboradas durante, ou logo após, a reunião, digitalizadas e disponibilizadas no sistema. A documentação produzida é centralizada pela Governança que digitaliza, classifica o documento e disponibiliza.”, explica Alexandre Fonseca da ATS.

Todo o workflow do trabalho fica a cargo do administrador do sistema, que é responsável também pelo conteúdo.

“O projeto foi desenvolvido na alta instância da empresa e não nas áreas operacionais (Arquivos, CEDOCs etc.), como normalmente ocorre. A implantação do sistema permitiu um controle sobre os documentos elaborados, bem como a aplicação das boas práticas da Governança à gestão documental, como por exemplo, a publicação e controle de acesso por perfil de colaborador”, explica Pecchiae.

Como resultado houve um trabalho de preservação do histórico da empresa, dos registros de procedimentos que garantem a perenidade do negócio e maior facilidade no tráfego de arquivos através de links.

Desde dezembro de 2009, foi inaugurado o portal de Governança, onde os documentos societários serão disponibilizados para os acionistas. “Não conheço empresas com essa mesma proposta no mesmo segmento, com capital fechado que tomaram tal iniciativa”, acrescenta.

Numa etapa seguinte, o projeto deverá ser ampliado para utilização nas demais instâncias sob o gerenciamento da área de Governança, como comitês, na implantação de workflow para aprovação das DAD’s, na publicação de conteúdos e também na segurança da informação.

“A área de Governança é um seguro permanente que a empresa tem. Evita que os prejuízos sejam descobertos somente no sinistro”, conclui Pecchiae.

  • Esta matéria foi publicada pela revista Document Management – Ano 4 – Número 17. Para baixá-la, clique aqui.