Case de ECM/GED na Demarest e Almeida

A gestão documental chega às bancas de Direito e o Demarest e Almeida Advogados é pioneiro na implantação de GED

Com mais de meio século de fundação o Demarest e Almeida é reconhecido como um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil e um dos maiores da América Latina. Assessora mais de três mil clientes, entre eles, 70 empresas listadas na revista Fortune 500. É o único escritório brasileiro membro da Lex Mundi, a mais importante associação mundial.

O Demarest e Almeida está presente nas principais cidades do Brasil e em Nova York. Conta com uma equipe de advogados que atuam nas mais diversas áreas de Direito. São 11 escritórios, entre unidades próprias e parceiros, 71 sócios e 320 advogados, 201 estagiários e mais de 200 funcionários administrativos que diariamente trabalham com informações e geram conhecimento. Gerir o montante de documentos produzidos por este pessoal foi uma tarefa que coube à área de informática do escritório. Sendo que a coordenação e implantação do projeto ficaram sob os cuidados de Simone Modenesi, Gerente de Documentação, responsável pelo sistema de arquivo, biblioteca e gerenciamento eletrônico de todos os documentos da banca.

Simone Modenesi, gerente de documentação da ATS e responsável pelo projeto de gerenciamento eletrônico de documentos na Demarest e Almeida

Em 2002, a pedido do Conselho Diretor do Demarest, iniciou-se um trabalho de pesquisa para identificação no mercado de uma plataforma que pudesse se adequar ao cotidiano de um escritório de direito. “Procurávamos uma ferramenta que se integrasse aos sistemas já utilizados pelos nossos profissionais e que ao mesmo tempo fosse simples em sua concepção e que não exigisse um grande número de aplicativos para sua utilização.”, explica Gerente de TI do escritório, Jonas Santiago.

A opção encontrada foi oferecida pela ATS Tecnologia, representante no Brasil de uma plataforma de gestão documental de origem canadense. Segundo o integrador da ATS, Alexandre Fonseca, o sucesso da ferramenta em ambientes jurídicos se deve a sua facilidade de uso, combinado com um conjunto de funcionalidades que garante o controle de todo o ciclo de vida do documento. “A grande capacidade de integração da plataforma com os principais aplicativos de auditoria permite aos usuários mudanças mínimas em sua forma de trabalho”, explica Fonseca.

Segundo Santiago, essa era uma das principais exigências pré-definidas para escolha da ferramenta que viesse a integrar o projeto.

“O escopo do projeto foi definido por uma equipe multidisciplinar, com técnicos e advogados. Inicialmente o piloto do nosso projeto envolveu 60 usuários do escritório: advogados, estagiários e secretárias. Esta fase, cerca de dois meses, nos permitiu as adaptações e ajustes necessários não somente quanto ao formato técnico (formulários, indexadores, segurança de acesso, etc.), mas especialmente quanto à adaptação das pessoas envolvidas ao novo processo, pois eles seriam os multiplicadores dentro de suas áreas. A implantação da gestão de documentos deveria causar o menor impacto possível na rotina de trabalho do advogado”, explica Simone Modenesi.

Após a criação de um único repositório para o arquivamento de documentos digitais houve a integração com o arquivo físico, através da implantação do módulo de Record Management, do mesmo desenvolvedor. Com isso, os advogados através de uma única pesquisa localizam documentos físicos (pastas) e documentos digitais.

“Durante o ano de 2004 e 2005, expandimos a aplicação do sistema para todas as unidades do escritório com a capacitação do pessoal para o uso das ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e disponibilizados, sob demanda, os documentos digitais para clientes através do nosso site”, conta a gerente de documentação.

Uma parte importante no processo de modernização do sistema de gestão documental do escritório foi a etapa de digitalização do acervo.

“Com a digitalização, algumas unidades do escritório como a do Distrito Federal e de Ribeirão Preto tiveram seus documentos totalmente digitalizados e se tornaram unidades com acervo inteiramente eletrônico. Os documentos da unidade do centro de São Paulo, da Rua Líbero Badaró, tiveram o processo de digitalização terceirizada. Mesclamos guarda física com digitalização sob demanda”, conta Simone Modenesi.

Os documentos físicos, após digitalização, são armazenados em pastas virtuais e podem ser visualizados a qualquer instante, tanto pelos advogados quanto pelos clientes, por meio de Login e Senha, na web. Assim, houve uma redução significativa no volume de papel ou pastas circulando pelas unidades. A comunicação e troca de documentos passou a ser feita principalmente por meio digital.

Quebra de paradigmas

Apesar da agilidade e do conforto dos usuários ao empregarem um sistema eletrônico ao processo de trabalho, o maior desafio foi a quebra de paradigma dentro da cultura dos usuários. “É preciso lembrar que estamos lidando com profissionais que tem a cultura do papel muito arraigada a própria natureza do trabalho, apesar de toda a facilidade que o projeto trouxe para o cotidiano deles”, lembra Jonas.

Como o escritório precisava de meios eficientes de organização de informação, pesquisas e arquivos, outra grande vantagem da implantação da plataforma foi o acesso múltiplo e simultâneo ao histórico detalhado de documentos e informações, por diferentes advogados do escritório.

Parte do arquivo físico ativo do Demarest está sob a gestão da empresa Interfile, são pastas físicas que guardam apenas documentos originais e comprobatórios, já digitalizados. O acervo inativo encontra-se na empresa Archivum.

Este ano, o escritório dedicou o segundo semestre a incorporação do acervo administrativo-financeiro do escritório como uma das últimas etapas de integração ao sistema. Os documentos também são digitalizados, arquivados no GED e encaminhados às empresas de guarda. Além disso, colocou em prática o uso do peticionamento eletrônico disponível para todo o seu corpo de advogados.

Para 2008, os planos não param. Além do projeto de padronização na elaboração de documentos, como contratos, propostas e outras peças jurídicas, através de uma ferramenta que constrói um modelo a partir de um padrão ou de dados informados pelos usuários, fazem parte dos objetivos do setor de gestão documental, a estruturação do workflow, bem como a expansão da digitalização do acervo e a realização de um estudo de taxonomia para a definição de um projeto de gestão do conhecimento.

  • Esta matéria foi publicada pela revista Document Management – Ano 1 – Número 03. Para baixá-la, clique aqui.