Comparação de documentos: Cinco dicas para não perder a sanidade

comparação de documentos
Uma das tarefas mais demoradas no trabalho de um advogado atualmente, é ter que comparar conteúdo de arquivos. Este processo tornou-se rotina diária dos profissionais jurídicos em todo o mundo. No entanto, muitas vezes é ineficiente e tedioso. Considerando a pressão sobre o advogado para que reduza o tempo “não faturável” e mantenha a mesma quantidade de trabalho realizado, significa que algo tem que ser feito para otimizar a produtividade. Apresentamos uma lista de boas práticas para economizar tempo na comparação de documentos.

Dica 1: Pare de fazer malabarismos com múltiplas versões de documentos.

O trâmite de contratos entre as partes envolvidas, tem como consequência a geração de várias versões que são compartilhadas através de múltiplos e-mails. É frequente as pessoas terem várias versões editadas de um contrato e não terem certeza de qual é a mais recente ou válida.

Os advogados fazem o que podem para controlar as versões que circulam em torno de um contrato e evitar a comparação entre múltiplos arquivos. Ter um sistema para manter o controle de qual documento é o mais recente, o válido, é a melhor maneira de evitar confusão e economizar tempo durante o processo de revisão de um documento. Além disso, um eficiente Sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é essencial para a sua empresa rastrear, armazenar e gerenciar os documentos, não importando quantas versões se tenha. A estratégia é integrar o GED com ferramentas de processamento de texto, o que ajudará a fazer o seu trabalho de forma muito mais eficiente.

Dica 2: Não confie sempre na comparação do MS Word.

Claro que quando você compara documentos, você quer fazê-lo da maneira mais precisa possível. Até mesmo um pequeno erro pode fazer a diferença para uma grande proposta e acarretar problemas futuros para os seus clientes. Infelizmente, nem sempre o MS Word ajuda a evitar esses problemas, uma vez que ele não rastreia todas as partes do seu documento. As alterações feitas em tabelas, cabeçalhos e notas de rodapés são apenas algumas das coisas que não são rastreadas pelo MS Word, exigindo a conferência manual, sob o risco de compartilhar informação errada com seus clientes.

Dica 3: Lembre que você é apenas humano.

Não importa quantas vezes você revise um documento, erros podem passar despercebidos. É melhor certificar-se de que você tem um processo claro de comparação e revisão de documentos. Por exemplo, limitar quem pode e quem não pode fazer edições em um contrato é uma boa prática para gerenciar o controle de versão. Além disso, ter uma ideia clara do papel de cada um no processo de revisão vai lhe poupar tempo, porque ajudará a impedir que as pessoas tenham retrabalho.

Dica 4: Não esqueça dos metadados.

Quando você registra alterações em um documento Word, você adiciona o risco de criar metadados (informações ocultas) em seu documento. A função de “Controlar Alterações” do MS Word não impede a publicação de informação que você não tinha a intenção de compartilhar com outras partes. Para evitar isso, você precisará limpar o documento destas informações indesejadas.

Dica 5: Utilize o software certo.

Com tantas questões a serem consideradas durante a comparação de documentos, em geral é melhor utilizar um software especializado para facilitar neste processo. Uma ferramenta que integre comparação de documentos e remoção de metadados, com o seu GED (Sistema de Gestão de Documentos) e o seu sistema de e-Mail, é essencial para economizar tempo e trazer ganhos de produtividade.

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