Documento PDF – Quatro razões que garantem o ganho de produtividade do Advogado

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Da conversão de documentos para compressão e anotação, à simples padronização, o formato PDF tornou-se fundamental para o advogado.

O formato PDF tem cerca de 25 anos de idade e tem crescido em uso comercial a cada ano. Este formato pode aumentar dramaticamente a produtividade de um escritório jurídico. Sua capacidade de mesclar arquivos de diferentes formatos em um único documento, permite que a leitura e transmissão se torne independente do sistema leitor e da existência ou não de aplicativos de autoria.

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Pesquisa revela os desafios de produtividade do Advogado

O co-fundador da Adobe Systems, John Warnock desenvolveu o PDF em 1992 e a Adobe descreve-o como “um formato de arquivo usado para apresentar e trocar documentos de forma confiável, independente do software, hardware ou sistema operacional”. No último quarto de século, a versatilidade e a utilidade de arquivos PDFs tem se expandido dramaticamente. O formato PDF agora inclui características complexas, como links e botões, campos de formulários, áudio, vídeo e regras de negócio. Advogados podem aproveitar as funcionalidades do PDF para turbinar sua produtividade e eficiência.

AS VANTAGENS DO PDF

O arquivo PDF é um documento feito de várias camadas (Textos, Imagens, metadados e fontes incorporadas). O texto pode incluir hyperlinks para SITES externos, bem como arquivos de som ou de imagem incorporados. Formatos não-PDF podem ser incorporados em PDFs como anexos, e marcadores podem ser inseridos para fornecer navegação ao longo do documento. Dependendo do que o usuário precisa, o arquivo PDF pode ser muito mais do que um documento estático, simples.

Quase qualquer formato de documento pode ser convertido para PDF, no entanto, podem haver diferenças nas formas de criação do mesmo. Por exemplo, quando você imprime em PDF clicando no botão “imprimir” de qualquer aplicativo, você cria um PDF simples, não-interativo. Por outro lado, ao clicar em um botão “Criar PDF” no Word ou outro aplicativo, o documento converte para PDF com todos os marcadores e hiperlinks intactos. Isso cria um PDF “mais inteligente”, de fácil-navegação. Os documentos PDFs podem ser comentados, marcados, destacados e revisados antes da publicação. Vários PDFs podem ser mesclados em um, e páginas podem ser adicionadas, excluídas ou reordenadas.

PDFs oferecem várias vantagens que os tornam altamente benéficos para os advogados e profissionais jurídicos. Os destaques destes incluem:

  • 1. Versátil e Agnóstico – o formato PDF é versátil e agnóstico, reunindo diferentes tipos de arquivos em um único documento que pode ser facilmente criado e enviado, e depois aberto e lido pelo destinatário. Arquivos PDFs são neutros e podem ser importados / exportados para qualquer plataforma ou sistema operacional, incluindo Microsoft, Apple, iOS e Android. Mesmo se os sistemas operacionais ou versões de aplicativos são atualizados, PDFs permanecem inalterados sem necessidade de mudança.
  • 2. Fontes incorporadas, seguirão juntas com o arquivo PDF – incorporadas no arquivo PDF, as fontes seguirão com o documento e são sempre exibidas corretamente na tela. No entanto, impressos nem sempre parecem exatamente como o documento na tela, assim como drivers de impressoras podem não suportar todas as fontes PDFs.
  • 3. Ideal para arquivamento – PDFs são certificados por uma Organização Internacional de Normalização (ISO) padrão. Há também subconjuntos especializados do padrão. Especificamente, o PDF para arquivamento, ou o formato PDF/A garante que PDFs cumpram com a preservação digital de documentos eletrônicos a longo prazo. Advogados e clientes esperam que os arquivos que estão revisando em seu computador hoje, sejam visíveis e pareçam os mesmos nas próximas décadas. Alguns tribunais exigem que os documentos estejam em conformidade com o padrão PDF/A. O formato PDF/A garante que independente do dispositivo e de quantos anos passem, o documento continuará sendo exibido em dispositivos futuros sem qualquer perda de fidelidade.
  • 4. Software livre – em 2008, o formato PDF tornou-se um padrão aberto mantido pela ISO, o que significa que a Adobe permite que o formato PDF possa ser usado livremente, sem manter o controle e sem necessidade de pagamento, exceto em algumas exceções. Por exemplo, alguns fornecedores especializados criaram software para estender a funcionalidade básica do PDF e agilizar o fluxo de trabalho jurídico, realizando tarefas complexas.

COMO DOCUMENTOS PDFs MELHORAM O FLUXO DE TRABALHO JURÍDICO

O documento PDF pode aumentar dramaticamente a produtividade de um escritório jurídico. A sua capacidade de mesclar arquivos de diferentes formatos em um único documento, permite que a leitura e transmissão se torne independente do sistema leitor ter ou não aplicativos de autoria.

Num documento PDF pode-se facilmente criar e atualizar automaticamente um índice de conteúdo, adicionar marca d’água, numeração de páginas, carimbos etc. O arquivo PDF pode ser protegido por senha, protegendo a exibição do seu conteúdo ou prevenindo edições, cópias ou impressões. Muitos não sabem que um documento PDF sem proteção pode ser facilmente editado, com alteração do texto, acréscimo de imagens etc.

Muitos escritórios de advocacia têm um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que auxilia o arquivamento, edição, revisão e pesquisa de documentos de forma rápida e fácil. No entanto, documentos em papel podem ser digitalizados como PDFs somente como imagem, tornando impossível encontrá-lo no GED através de uma pesquisa de conteúdo. Após digitalizar um documento, é necessário que o arquivo seja submetido a um processo de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) para adicionar uma camada de texto pesquisável, de modo que o mesmo possa ser indexado e pesquisado pelo sistema de GED.

Arquivos em PDF, especialmente aqueles com gráficos densos, podem se tornar bastante grandes, tornando-os impróprios para enviar por e-mails e caro para armazenar. Felizmente, PDFs podem ser comprimidos por diminuição da resolução gráfica; um processo permanente pelo qual gráficos se tornam de baixa resolução e/ou monocromáticos, resultando em um tamanho de arquivo menor. A compressão não é uma opção viável se as imagens no PDF precisam ser mantidas em seu estado original.

PDF: MUITO MAIS DO QUE UM FORMATO DE ARQUIVO

A flexibilidade e facilidade de uso do documento PDF criaram eficiências e catalisaram melhorias de produtividade em muitas empresas. Ao aproveitar estes recursos, profissionais da área jurídica podem recriar o seu fluxo de trabalho e otimizar o uso de seu tempo. O PDF está aqui para ficar, e pense o que mais 25 anos de inovação trarão.

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