Nogueira, Elias, Laskowski e Matias Advogados otimiza espaço físico com gestão de documentos

Escritório de advocacia Nogueira, Elias, Laskowski e Matias otimiza espaço físico com gestão documental

A ATS Tecnologia foi selecionada, em 2010, pelo escritório Nogueira, Elias, Laskowski e Matias Advogados (NELM) com objetivo de:

  • Criar procedimento para arquivamento de documentos com critérios de temporalidade e destinação;
  • Disponibilizar documentação dos processos/consultas para os advogados e estagiários em menor prazo;
  • Racionalizar o espaço destinado ao arquivo ativo de pastas;
  • Avaliar e organizar o arquivo inativo;
  • Digitalizar documentos para permitir consulta on line das pastas de processos/consultas;
  • Permitir acesso web ao acervo NELM.

Por meio de consultoria especializada em Arquivística o acervo com cerca de 3.000 caixas e 4.000 pastas foi avaliado e cadastrado de forma padronizada. Elaborou-se uma política de arquivamento para documentos em suporte eletrônico e papel, incluindo processo de digitalização de pastas e documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).

Um módulo de gestão de registros (RM) do sistema de gestão documental foi implantado para suportar as atividades de administração do Arquivo, como por exemplo, controle de empréstimo e temporalidade (ativo, inativo, expurgo) de pastas/documentos e o processo de digitalização. O módulo de gestão de documentos (DM) proporciona a padronização e a classificação dos documentos produzidos e/ou acumulados pelo Escritório, bem como garante a velocidade e eficiência na pesquisa e localização de documentos. Atualmente, o sistema atende 36 usuários em 03 estados diferentes.

Com a implantação da gestão documental o escritório ocupou o espaço anteriormente dedicado ao Arquivo com salas de advogados; reduziu a circulação de pastas e administra com eficiência seu acervo documental, incluindo e-mails.

Case apresentado na Fenalaw 2010, realizada pelo IBC.