Software GED e ECM – Gestão eletrônica de documentos

Conteúdo corporativo que agrega valor, conformidade e segurança para o negócio.

A implantação de uma solução de ECM (Enterprise Content Management), no Brasil conhecida por GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), possibilita o gerenciamento do ciclo de vida da informação, o aumento da produtividade, o controle dos riscos e dos custos associados ao aumento crescente e natural do volume de conteúdo.

Solicite informações

A velocidade imposta à realização dos negócios aliada à mão de obra cada vez mais especializada apresenta novos desafios em torno do gerenciamento de eletrônico de documentos para as organizações. As empresas acumulam enorme volume de conteúdo eletrônico e precisam que esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. De acordo com o Gartner, Inc., profissionais gastam em média 40% do seu tempo para recriar e localizar conteúdos e documentos. O tempo gasto com a procura de informação é fator crítico no processo de tomada de decisão, dificultando a agilidade organizacional e limitando a vantagem competitiva.

Soluções para gestão eletrônica de documentos, como software GED ou ECM (em português, Gestão de Conteúdo Empresarial), são capazes de gerenciar todo o fluxo de informação da empresa, controlando de forma eficiente a captura, classificação, gerenciamento, armazenamento, distribuição, arquivamento e expurgo de conteúdo. Através de poderosos recursos de pesquisa, a informação está sempre disponível a partir de diferentes ambientes (web, desktop e dispositivos móveis), aumentando a produtividade e eficiência operacional.

A implantação de um sistema para gestão eletrônica de documentos – seja um software GED ou ECM – possibilita o gerenciamento do ciclo de vida da informação num ambiente corporativo (criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, distribuição, publicação e pesquisa). Oferece ferramentas eficientes para o acesso e administração de informações de forma segura, em tempo real e com mobilidade. Todo o conteúdo produzido e/ou acumulado pela empresa torna-se pesquisável, podendo ser acessado e reutilizado em segundos.

Conheça as soluções que compõe o ECM da ATS Tecnologia para fazer a gestão de conteúdo empresarial e contribuir para a governança corporativa da sua empresa

Gerenciamento Eletrônica de Documentos

  • Conformidade e consistência, totalmente integrada a serviços de armazenamento e arquivamento. Gestão do ciclo de vida do documento/informação que garante a preservação e disposição de acordo com as políticas corporativas.

Gerenciamento de Registros

  • Controle de riscos e custos, gerenciando a guarda e o expurgo de acordo com as exigências legais e políticas corporativas. Redução do custo com armazenamento de conteúdo não gerenciado.

Gerenciamento de E-mail

  • Redução de custos e controle dos riscos associados a não conformidades e litígios relacionados a conteúdo de e-mail. Compartilhamento das informações estratégicas registradas nos e-mails com segurança.

Gerenciamento de Tarefas

  • Facilidade no controle de prazos associados ao cumprimento de tarefas, automatizando o acompanhamento das mesmas. Entrega de conteúdo e documentos relacionados aos processos de negócio.

Comparação de Documentos

  • Otimização dos ciclos de revisão através de eficiência na comparação de documentos, no controle de mudanças de conteúdo, bem como proteção contra dados ocultos em documentos finais.

Formato PDF

  • Geração, anotação, transformação, publicação e distribuição de conteúdo PDF de forma simples e de baixo custo.

Você tem visibilidade sobre os seus contratos?

Empresas investem muito tempo e força de vendas para o fechamento de contratos. O problema é que este mesmo investimento não é aplicado para gerir o ciclo de vida dos contratos. Após assinados, geralmente a empresa não tem visibilidade sobre os documentos, o que faz com que sejam esquecidos e lembrados apenas em situações problemáticas, como perda de prazos, renovações e cumprimento de cláusulas.

Saiba mais

Agora que você já conhece a solução, entre em contato e saiba como ela pode ser aproveitada na sua empresa:

Solicite um contato comercial

Gestão de processos de negócio

As organizações estão estruturadas em três pilares básicos: Pessoas, Tecnologia e Processos.

Pessoas

São responsáveis por planejar e executar todas as atividades da organização e estão distribuídas de forma hierárquica ocupando papéis funcionais.

tecnologia

Ferramentas existentes para apoiar a realização das atividades da organização, tais como: infraestrutura de TI, telefonia, equipamentos industriais, softwares como e-mail, sistemas e afins.

Processos

Os processos existem em todas as organizações, mas em sua grande maioria eles são tácitos – ou seja, não estão bem definidos e compreendidos por quem deve segui-los e executá-los.

A ausência de um projeto de BPM resulta na desintegração destes pilares básicos:

Pessoas

Perda de tempo durante a execução das atividades e desmotivação dos colaboradores.

Tecnologias

Não atendem ao fim para a qual foram contratadas, o que resulta em perdas financeiras e falta de controle.

Processo

São tácitos e dependem sempre da intuição das pessoas para serem executados.

Processo de Negócio é um agrupamento de atividades dentro de uma organização que tem por objetivo desenvolver e entregar produtos ou serviços para um cliente, seja ele interno, ou externo.

As “atividades” podem ser, por exemplo, enviar um e-mail, desenvolver uma planilha de cálculo, elaborar um contrato e etc.

Dentro das organizações as pessoas rotineiramente executam atividades utilizando a tecnologia disponível e interagem com outras pessoas para que ao final de um processo, se entregue a um cliente um produto ou serviço.

A implantação de um projeto de BPM tem como objetivos principais:

  • O controle dos processos
  • A redução no tempo de execução das atividades
  • A redução dos riscos nas operações da organização
  • O alinhamento correto e eficiente entre pessoas e tecnologia
  • A implantação da governança corporativa
  • E o Melhoramento Contínuo

Um projeto de implantação de BPM na organização passa pela análise inicial do plano estratégico da empresa, descendo ao nível tático e operacional para a análise e modelagem dos processos operacionais atuais. Quando os processos estratégicos são analisados e desenhados (AS-IS), entra a fase de redesenho destes processos (TO-BE), visando sua automação em uma ferramenta de BPM, ou BPMS.
Após os processos serem automatizados e as pessoas treinadas para trabalharem com a nova tecnologia, entra a fase de análises de resultados e monitoramento das atividades do negócio para a tomada de decisões pelos executivos.

Racionalização de arquivos

O objetivo de um projeto de racionalização de arquivos é levar à área de documentação da empresa padrões de qualidade e eficiência que garantam acesso rápido às informações e maior produtividade na gestão de seus documentos. São elaboradoras políticas e procedimentos de arquivamento que contemplam o controle do fluxo e ciclo de vida dos documentos em suporte papel e digital (Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD), a preservação e a disponibilização de acordo com as políticas corporativas e a legislação vigente.

Projetos de Digitalização

Atualmente, na maioria dos casos, a necessidade de organizar a documentação de uma empresa tem origem na demanda por digitalização de documentos em suporte papel. Os projetos de digitalização são encomendados por diferentes motivos, como por exemplo, a liberação de espaço ocupado com arquivos e armários, projetos de home Office, acesso remoto às informações, preservação e divulgação do acervo, entre outros.

Um processo de digitalização eficiente requer mapeamento do fluxo documental e avaliação do acervo para determinar o que deve ou não ser digitalizado, quais documentos podem ser descartados e quais devem ser mantidos para cumprimento de prazo legal ou histórico da empresa.

A indexação das imagens é um dos pontos sensíveis do projeto. A definição de descritores e forma de recuperar os documentos é fundamental para o sucesso do processo de digitalização.
Converter um documento em suporte papel para o meio digital é bem mais que “escanear documentos”. É uma etapa importante do processo de racionalização de arquivo.

ATS Tecnologia - Todos os direitos reservados © 2017 - Desenvolvido por Siteina