A precisão é crítica ao comparar diferentes versões de um documento.  Em conteúdo de documentos sensíveis, como contratos e propostas, os erros podem levar a distorções, questões de negociação e problemas regulatórios. O MS Word não é tão preciso como se acha, porque não consegue identificar ou representar mudanças nos documentos com tabelas, numeração, cabeçalhos/rodapés, notas de rodapé e tabelas de conteúdo.

Os documentos estão se tornando mais complexos. Qualquer ferramenta de comparação deve ter a flexibilidade para suportar múltiplos formatos de documentos. O formato PDF é amplamente utilizado para o arquivamento eletrônico e para tramitação em tribunais e agências governamentais. Embora tenha introduzido o suporte à comparação de PDF, o Word fica aquém quando se trata de um documento PDF digitalizado.

Ao revisar alterações, ferramentas especializadas são capazes de categorizar essas alterações em diferentes tipos (alteração do texto versus formatação, por exemplo) que podem ser seletivamente apresentados ou ocultados. Dessa forma, os advogados podem se concentrar nas mudanças relevantes e ignorar outras. A emissão de relatórios com o resumo das alterações e a impressão somente das páginas que contém alterações também aceleram na construção da nova versão. O MS Word não proporciona qualquer uma dessas características.

Muitas vezes é necessário comparar vários documentos simultaneamente, não apenas duas versões. O Word não permite comparar um documento contra várias versões ou analisar as alterações de outros colaboradores, exceto numa relação de 1:1, forçando uma nova comparação com documentos anteriormente já comparados.

O “Controlar Alterações” do MS Word é imperfeito quando se trata de aceitar as alterações. Se você aceitar uma alteração ou inserção, o estilo de formatação de origem, mesmo que indesejado, será considerado.  O estilo e a apresentação do documento são fundamentais para o escritório de advocacia moderno, de modo que essa característica se torna um grande problema. Para evitar que o advogado ou outro colaborador gaste tempo no processo de elaboração de documentos, procurando e reformatando estilos indesejados, deve-se contar com uma ferramenta especializada

A manipulação de documentos consome boa parte do dia do advogado, mas verificar alterações que são realizadas pode tomar ainda mais tempo. Não existe nenhuma maneira automatizada de detectar se o documento que chegou por E-mail contém alterações. O “Controlar Alterações” do MS Word não resolve o problema de controle de versão, o que deixa o profissional propenso a perder algo. A utilização do “Controlar Alterações” por diferentes editores acaba resultando em frequentes modificações de versões anteriores e trabalho adicional para reconciliar diferentes versões editadas.

A grande maioria dos proprietários de documentos, revisores e clientes alternam entre o uso de computadores e o uso de dispositivos móveis. Sendo assim, a elaboração e revisão de documentos podem ser realizadas com o apoio de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A integração de uma ferramenta de comparação de documentos, com um sistema de e-mail e um GED é fundamental para melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência.

Com o uso do “Controlar Alterações” do MS Word, os advogados adicionam o risco de divulgação não intencional de informações sensíveis “escondidas” entre os metadados do documento. Por exemplo, ao desenvolver um conteúdo, é natural que comentários sejam inseridos, mas não sejam compartilhados com o cliente ou partes interessadas. Com o uso do “Controlar Alterações”, o histórico de alterações é revelado. Muitas vezes os metadados associados a um documento eletrônico são tão específicos, que devem ser gerenciados e protegidos juntamente com o conteúdo. Para evitar vazamentos de dados sensíveis, os profissionais jurídicos precisam de soluções que removam, preservem e gerenciem metadados.