Como são tratados os contratos na sua empresa? Onde estão? É fácil de localizar informações contidas no contrato? Informações confidenciais estão preservadas?
Além de ser um instrumento jurídico essencial, o Contrato é uma fonte de dados importante para que colaboradores de diferentes áreas da Organização exerçam suas atribuições.
Manter o fluxo dos contratos em modo manual significa atrasar os processos de gestão e complicar a consulta das informações e, em última análise, aumenta o tempo e o custo operacional.
É possível TRANSFORMAR esse cenário facilmente com a adoção da tecnologia.
Uma solução de ECM (Enterprise Content Management) permitirá a transição dos processos manuais para os processos digitais, com toda a segurança e conformidade exigida.
Entenda o ciclo de vida do contrato:
Ao digitalizar todo o processo, os envolvidos terão acesso às informações necessárias para exercer suas tarefas na ponta dos dedos. Lembrando, que é possível determinar quem pode ver o que, além de estabelecer automaticamente a restrição aos dados confidenciais e pessoais.
Os responsáveis pela criação do Contrato poderão automatizar a elaboração dos documentos a partir de minutas padrão, reservando o tempo apenas para a revisão. As informações necessárias para a elaboração do Contrato ficarão sob responsabilidade do solicitante, que preencherá um formulário pré-estabelecido e que será a base da minuta. Todas as informações da negociação ficarão registradas para consultas futuras (trilha de auditoria).
A implantação do ECM propicia o ambiente necessário para que você inicie a TRANSFORMAÇÃO DIGITAL da sua empresa porque oferece:
Estrutura de arquivamento organizada e automatizada;
Colaboração e Mobilidade
Rastreabilidade (trilha de auditoria)
Integração com os softwares existentes
Modelagem e automação dos processos de negócio (Workflow)
Análise de Dados (BI, Analytics)
Pesquisa Inteligente
Ambiente totalmente SEGURO e em conformidade com as legislações vigentes.
A solução de ECM da ATS, ELO BUSINESS SOLUTION CONTRACT, permite a digitalização de todos os processos de negócio que envolvem o Contrato e seus anexos (orçamentos, e-mails, procurações etc.), oferecendo visibilidade do status de cada fase, desde a aprovação da minuta até o arquivamento do documento final assinado.
Essas e outras funcionalidades transformarão a gestão de contratos da sua empresa! Alguns benefícios imediatos:
Capturar contratos digitalmente, incluindo todas as informações associadas;
Os contratos são armazenados em um local central, de acordo com a lei, em um arquivo de contratos;
As estruturas no arquivo do contrato criadas automaticamente contribuem para uma melhor organização;
Os feeds em contratos mantêm as mudanças transparentes.
Os painéis melhoram a disponibilidade de informações, p. ex., sobre contratos com prazos críticos;
Encontre contratos em pouco tempo com uma função de busca rápida;
Assinar digitalmente contratos e outros documentos importantes ou enviá-los a outros para assinatura – com assinaturas digitais, você não precisa mais imprimir, assinar, escanear e arquivar contratos;
Nossa ferramenta de gerenciamento de cláusulas permite que os membros de sua equipe jurídica criem e mantenham textos personalizados que não estão incluídos nos modelos de cláusulas padrão.
O uso de softwares de automação, além de melhorar e otimizar as operações, promove uma experiência positiva nos colaboradores, clientes e fornecedores.
A ATS Tecnologia é um Partner ELO no Brasil. Solicite uma apresentação desta e de outras soluções implantadas pela ATS, e que poderão ser utilizadas para garantir a conformidade e segurança dos seus dados, e aumentar consideravelmente a produtividade e a assertividade dos seus processos de trabalho.
Assista a nossa WEBINAR com mais detalhes sobre a Gestão Digital de Contratos:
www.atstecnologia.com.br | t. 11 3871-4119 | w. +55114780-8157
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