Em um dia normal de trabalho, o gestor da empresa fica surpreso ao receber uma notícia: o contrato de prestação de serviços está a poucos dias de ser interrompido, pois a organização não se atentou ao prazo de renovação. Ao iniciar a procura pelo contrato para tentar fazer a renovação, o gestor leva horas e não o encontra. A solução, então, é ligar para o fornecedor e solicitar uma cópia. Muitas empresas passam por situações constrangedoras como essas, por não ter nenhum tipo de controle sobre os contratos.
Muitas empresas ainda possuem muitas dores e dificuldades sobre como fazer o controle do ciclo de vida de um contrato. Algumas dúvidas presentes são:
Será que o ideal é armazenar fisicamente ou digitalmente?
Como controlar os prazos de vigência dos contratos?
Como integrar a gestão dos contratos entre as diferentes áreas envolvidas da empresa?
Como acompanhar os níveis de serviços estabelecidos nos contratos?
Como e quando se comunicar com os fornecedores?
Quando deve ser aplicada uma multa ou penalidade por não cumprimento de uma cláusula?
Para embasar nosso artigo, trazemos algumas informações de mercado: em 2005 a Aberdeen Group já indicava, em uma de suas publicações, que a gestão do ciclo de vida dos contratos empresariais seria uma grande disciplina de negócio. Nos EUA já se falava desse assunto nos anos 90.
Outros números surpreendentes surgiram com a ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratos) através de suas pesquisas. Na primeira delas, onde mais de 70 empresas participaram, identificou-se que mais de 90% das empresas utilizavam e-mail para fazer a gestão de contratos. Já na segunda, onde participaram 54 empresas, identificou-se que mais de 34% não controlavam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% não utilizavam nenhuma metodologia para gestão de contratos.
Em resumo, os números citados, refletem o que exatamente ocorre no mercado atual: falta de controle.
É comum que as empresas invistam muito tempo e esforço para conseguir fechar um contrato. Porém, o que mais ocorre é que este mesmo esforço não é aplicado na hora de gerir o ciclo de vida desse contrato. Depois de assinado, raramente os contratos são lembrados, salvo quando ocorrem problemas, como questões de cumprimento de cláusulas, prazos e renovações.
A gestão de contratos tem como objetivo acompanhar todo o ciclo de vida do documento, desde sua criação e execução até o encerramento. Esta gestão deve ser feita através de processos que tenham como fim maximizar a performance operacional e financeira, bem como minimizar os riscos. Além disso, tornar possível analisar e identificar qualquer tendência ou possibilidade de desvio de conduta.
Vamos abordar, aqui em nosso blog, as etapas envolvidas no ciclo de vida de contratos, bem como os problemas enfrentados em cada uma das etapas e as possíveis soluções. As etapas abordadas serão:
Solicitação
Autoria
Negociação e colaboração
Revisão e aprovação
Execução
Obrigações
Renovações
Aditivos
Se deseja saber mais sobre o tema gestão de contratos, fique atento ao nosso blog, onde traremos bastante conteúdo que o ajudará na hora de gerir os contratos de sua empresa.
Comments