por: Simone Modenesi - Especialista em Gestão do Conhecimento e diretora da ATS Tecnologia
No início dos anos 90, o surgimento dos softwares da categoria GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) foi uma grande novidade. Neste momento avançávamos para a captura e armazenamento de documentos digitais nas organizações.
O GED é um software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos, imagens de documentos papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.
Possui funcionalidades básicas para o gerenciamento de documentos eletrônicos, como cadastro por meio de formulário com metadados. Podemos considerar que os documentos armazenados em um GED são “estáticos”, sem possibilidade de edição. O foco era a conversão do papel para o digital e a manutenção de um arquivo acessível ao maior número de pessoas.
Digitalizar e armazenar de forma organizada foi a grande inovação em relação ao uso do papel e do espaço para arquivar, conservar e pesquisar documentos.
O lançamento do ECM – Enterprise Content Management – transformou o repositório de documentos digitais em um centro da colaboração entre os profissionais. O foco foi desviado do documento em si para o seu conteúdo, para os dados e informações contidos, independente da função original. Temos aqui outra mudança bastante inovadora em relação aos documentos digitais.
Com um software de ECM a Organização acrescenta inteligência ao seu Arquivo. É possível localizar qualquer conteúdo a partir de buscas “tipo google”. Os colaboradores não precisam mais saber qual a origem do documento, sua função ou seus metadados para encontrar as informações de que precisam.
As informações da empresa passam a ser armazenadas e, principalmente, compartilhadas, permitindo que o conhecimento circule por todas as áreas e departamentos. E sempre com poderosos recursos de segurança em conformidade com as melhores práticas da Segurança da Informação e de Dados.
Entre os principais recursos do Gerenciamento de Conteúdo que se destacam:
Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
Anotações e marcadores;
Segurança de acesso altamente eficaz: permissões de acesso por perfil de usuário, rastreabilidade das ações; estabelecimento de prazo para acesso externo, etc.
Espaço de trabalho personalizado (workspace) para compartilhamento de diferentes conteúdos entre grupos de colaboradores específicos;
Workflow para distribuição e aprovação de documentos;
Espaço de colaboração com comentários e feeds que auxiliam na compreensão e registro do processo de elaboração de um conteúdo;
Compartilhamento de conteúdo com seu cliente externo de forma extremamente segura e rastreável;
Recursos de pesquisa com uso de Inteligência Artificial para facilitar a localização de documentos e a consulta de conteúdos;
Criar relatórios e gráficos com base nas atividades dos usuários;
A organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:
A captura de qualquer tipo de conteúdo (texto, voz, imagem, projetos, e-mail etc.), com todas as propriedades originais do arquivo.
O armazenamento seguro e perene de acordo com as boas práticas e normas legais exigidas para manutenção do Arquivo da Empresa;
Alta disponibilidade dos documentos e informações;
A organização de forma eficaz, independentemente da quantidade de informação ou de usuários;
A autonomia dos seus colaboradores para localizar informações e documentos que possam ajudá-los em seu trabalho com a segurança de que visualizarão apenas o que seu perfil permitir;
Aumento da velocidade e eficácia nos processos de trabalho;
Cumprimento dos requisitos de segurança de dados.
E uma novidade:
A adoção do ECM prepara o ambiente da sua empresa para o uso de IA de forma ampla. Um acervo informacional organizado é a base para projetos de IA, como por exemplo, a implantação de um chatbot.
A IA é uma poderosa ferramenta, mas não podemos esquecer que é alimentada por dados. Atualmente, falhas são detectadas em processos que utilizam IA porque utilizam grande quantidade de dados / informações de baixa qualidade, sem conexão com a estratégia da empresa.
O ECM é um software estruturante dos processos de trabalho e ganha uma nova camada de importância quando pensamos em projetos de IA. Estamos diante de mais um salto de inovação!
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