A automação está em todo lugar no mundo dos negócios de hoje.
Ao programar software para concluir tarefas com base em uma série de condições "se-então" [if-else], você pode aumentar a velocidade, a eficiência e a precisão de processos operacionais, liberando sua equipe para se concentrar em trabalhos estratégicos e de maior importância.
Já falamos dos 10 Mandamentos do Mapeamento de Processos e dos desafio principais dos gestores. Pode parecer tentador mergulhar de cabeça em projetos e automatizar tudo o que puder, mas é aconselhável ter um plano para aproveitar ao máximo o tempo e os recursos necessários para implementar a automação.
Para empresas que buscam automatizar seus processos de negócios listamos aqui algumas dicas:
Envolvimento de uma equipe para testar e participar da implementação da solução: Encontrar a melhor ferramenta de automação e designar uma equipe responsável por testá-la e implementá-la gradualmente é essencial para economia do projeto, minimizando o impacto da adoção de novas praticas e aumentando a vontade para adotar as novas alterações.
Entenda completamente o processo que você está automatizando: Tentar automatizar um processo existente sem nunca olhar para o processo em si é perigoso. Reserve um tempo para avaliar o processo como um todo e, o envolvimento das áreas envolvidas no processo e quando e porque da transferencia de atividades entre elas é fundamental no inicio do projeto.
Ajude sua equipe a adotar a automação: Lembre-se de ajudar a equipe a adotar os novos processos automatizados. A automação perfeitamente projetada só funcionará tão bem quanto adotada pelas pessoas que a utilizam. Mudança é difícil; a maioria das pessoas não gosta de mudanças, mesmo que isso facilite o trabalho e a vida delas. Então, para ter certeza de que será bem-sucedido, lembre-se de incluir o gerenciamento de mudanças e o treinamento em qualquer automação de fluxo de trabalho que você introduzir (Treinamento de Modelagem e Automação de Processos utilizando a notação BPMN).
Trabalhe de trás para frente de seu fluxo de trabalho ideal: Muitos projetos de automação ultrapassam o orçamento e o cronograma inicial. É importante definir uma visão clara de como será o resultado final da automação e, em seguida, trabalhar na definição das fases de entrega necessárias para resolvê-lo. Isso dificulta que o projeto caia no esquecimento e estabeleça expectativas claras para todos os envolvidos antecipadamente.
Considere os riscos de segurança da automação: O que é automatizado e digitalizado pode ser invadido. A automação torna as tarefas um clique mais fácil e mil vezes mais rápidas para você - ele também faz o mesmo com invasores mal-intencionado. Esteja atento à segurança e planeje-se adequadamente.
Procure soluções prontas: Quando quiser automatizar um processo, pesquise o que está disponível antes de decidir criar o seu. Usar o que já está disponível economizará tempo e dinheiro.
Vá devagar e priorize: A automatização do fluxo de trabalho exige muito tempo e recursos iniciais, e você recuperará exponencialmente se fizer isso corretamente. Há também uma curva de aprendizagem acentuada envolvida, portanto, comece criando uma lista de quais medidas terão o maior impacto na empresa e, em seguida, priorize quanto trabalho / esforço / risco está envolvido na implementação de cada um.
Documente seus processos: Antes de automatizar seu fluxo de trabalho, você deve documentar todos os seus processos e passar por eles com um pente fino. Nesta etapa, você está procurando casos extremos - problemas que ocorrem quando algo opera em um parâmetro extremo e atrapalhará seus sistemas quando você automatiza-los.
Melhore o entendimento do negócio permitindo que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente, maior agilidade nos processos e um maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico.
Monitore e ganhe visibilidade acompanhando os processos em tempo real. O retrato instantâneo do desempenho ajuda na tomada de decisão e na resolução de situações específicas.
Uma solução para automação de processos orientados às pessoas, ajuda a resolver os desafios de interação entre pessoas e negócio por meio de recursos de gerenciamento de tarefas e de colaboração.
Saiba mais: https://www.atstecnologia.com.br/automacao-processos-negocios
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