[R e p o s t a n d o] o artigo do nosso parceiro Paulo Silva, Diretor do Legal Ops do Mercado Livre, no blog da FENALAW, também nosso parceiro, e a mais importante vitrine de soluções para o mercado jurídico no Brasil. Onde a ATS Tecnologia estará presente em outubro de 2022, apresentando as suas soluções e algumas grandes novidades.
Nós da ATS Tecnologia temos um imenso orgulho de ter como cliente e parceiro, o Legal Ops do Mercado Livre, gerido pelo brilhante Paulo Silva. Onde a ATS realiza desde 2019 os projetos e implantações de RPA (ATS.robô), auxiliando o Legal Ops a transformar o dia a dia dos seus profissionais em mais humano, mais feliz, mais produtivo e mais assertivo.
Somos gratos pela confiança e parceria!
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Posted on 28 de abril de 2022 | by Paulo Silva
"Todo o trabalho que pode ser feito por um robô, é um trabalho desumano”.
Não sei quem cunhou a frase que serve de epígrafe para este artigo, mas fato é que gosto dela por sintetizar, em minha opinião, uma visão muito mais adequada do que a automação representa para as rotinas de trabalho em escritórios e departamentos jurídicos: de que a automação não tirará nossos empregos ou nos tornará escravos, mas sim, que nos possibilitará um maior exercício de nossa capacidade criativa e o retorno a uma advocacia que busca cumprir seu papel de “facilitadora na harmonização de conflitos e viabilização de negócios”.
Sim, a ideia acima soa utópica e uma eventual desconfiança quanto a ela é natural. A verdade é que somos pródigos em pensar em distopias geradas pelo avanço das máquinas e por um eventual domínio delas. Temos grande dificuldade em lidar com o fato de que elas podem realizar tarefas muito melhor do que nós, humanos, e a ideia da criatura que supera e objetiva sobrepujar seu criador está sempre presente em nosso inconsciente.
O avanço tecnológico nos assusta e assombra, e, nos últimos anos, em que uma das “leis de Clarke”[2] se torna cada vez mais presente – a de “qualquer tecnologia suficientemente avançada é indistinguível de magia” – é natural que grasse mais a distopia que a utopia, porém, no que concerne ao nosso dia a dia, reafirmo que a automação vem para nos permitir trabalhar melhor. E aqui destaco as ferramentas de RPA – Robot Process Automation – ou, como são comumente conhecidos, os robôs.
Tais ferramentas tornam a rotina de departamentos jurídicos e escritórios menos onerosas aos advogados envolvidos e são uma alternativa de implementação mais rápida e menos onerosa do que o desenvolvimento de integrações entre sistemas, as chamadas “APIs” (Application Programming Interface).
Não obstante suas vantagens e possibilidades, os robôs ainda são usados apenas em algumas áreas do jurídico, e muito voltados a captura de processos.
Acredito que isso se dá porque parte da advocacia enxerga esta tecnologia como algoz, que elimina e eliminará cada vez mais postos de trabalho, e outra parte a enxerga como uma promessa não cumprida, por “entregar menos do que se esperava” (sobre isso, recomendo a leitura do artigo publicado pela consultoria Gartner, que colocava a tecnologia de RPA no chamado “vale das desilusões”[3]).
E por que visões tão díspares?
Acredito que a raiz destas visões tão diferentes, esteja em uma má compreensão do que, de fato, é capaz um RPA e qual sua melhor aplicação no mundo jurídico.
As ferramentas de RPA objetivam dar escala a atividades padronizadas, repetitivas e com alta volumetria e, a partir de tal compreensão, deveria se iniciar uma busca de modo a identificar quais são estas atividades; e neste processo de identificação, você, provavelmente, identificará em sua equipe que um profissional está sendo subaproveitado já que passa seus dias em atividades que, ainda que necessárias, pouco lhe permitem desenvolver-se.
Porém, não se trata apenas de identificar tais atividades. Como o próprio nome da tecnologia esclarece, esta tecnologia visa automatizar processos, e isso só é possível se existir processo.
Muitas são as causas que limitam ou dificultam projetos de RPA, como não os tratar dentro de uma estratégia de digitalização de negócios mais ampla, ou mesmo não estabelecer indicadores mensuráveis. Porém, nada é mais pernicioso ao êxito de tais projetos do que a falta de clareza nos processos.
Projetos de RPA, não raras vezes, não obtém êxito porque, tenta-se automatizar um processo que não está identificado e mapeado. Não há documentação do processo a ser automatizado, e assim, não se tem claro as etapas envolvidas, seus “inputs” e “outputs”. Aliás, muitas vezes se esquece de que o robô precisa de um “input” para iniciar seu trabalho. Isso acaba por gerar uma demora maior no desenvolvimento da automação, com muitas “idas e vindas”.
Como não há mapeamento, não se tem claro quais os sistemas envolvidos, quais as bases a serem acessadas, quais os resultados possíveis e quais decisões o robô deve tomar. Não rara as vezes, a construção do RPA se dá como se construíssemos um carro durante uma prova de velocidade.
E aqui uma provocação: o tempo daquele profissional que executa estas atividades padronizadas, repetitivas e com alta volumetria não seria mais bem aproveitado com o mapeamento de processos?
Mas um processo escrito ainda assim, não é garantia de sucesso, pois um projeto de RPA não é uma solução mágica que converte um processo ineficiente em um processo eficiente. Ou dito de outra forma, automatizar um processo ineficiente só dá escala a ineficiência.
É preciso que se lembre que o RPA emula a ação humana e iniciar um projeto para aplicação desta ferramenta é uma grande oportunidade para revisitar os processos e iniciar, sobre ele, um ciclo de melhoria contínua.
Por isso, antes de iniciar um processo de automação por RPA, faça uma revisão nos seus processos. Entenda seus “gargalos”, seus pontos de sobreposição, avalie se possui muitas derivações (quanto mais “reto” for o seu processo, mais simples será sua automação), o que pode ser simplificado, quais aspectos de segurança envolvidos e quais os indicadores que se pretende extrair desta automação.
E um dos indicadores que julgo mais importante é o tempo que liberamos dos profissionais que estão envolvidos nos processos que serão objetos do RPA.
Imagine um processo que envolve a recepção de ofícios e a identificação se a pessoa física ou jurídica possui relação ou não com a empresa, para então, a partir desta identificação, apurar-se as informações e enviar a resposta a autoridade.
O processo aqui é simplesmente identificar se existe ou não relacionamento.
Assim, um humano (advogado, estagiário ou paralegal) teria que realizar a consulta. Ainda que essa consulta leve 30 segundos, em um cenário hipotético em que 200 ofícios são recebidos por dia, apenas para que se consultasse a existência ou não do relacionamento, seriam gastas, por semana, mais de 8 horas e em um mês, 4 dias e meio.
Ao longo de um ano, um humano gastaria em torno de 55 dias de trabalho apenas com consultas. São 55 dias de vida apenas com consultas em um ano. Manter um profissional fazendo apenas isso é desumano.
Já um RPA, para este mesmo processo, pode, por meio do uso de uma ferramenta de OCR (Optical Character Recognition — sigla em inglês para reconhecimento óptico de símbolos) identificar o CPF/CNPJ existente em cada ofício, e a partir deste dado, consultar a base da companhia e retornar a informação de que aquele CPF/CNPJ não possui relacionamento; ainda, a partir desta informação, é possível elaborar uma resposta usando um documento padronizado (mantendo coerências nas manifestações), informando o oficiante de tal fato, e, ainda, se o meio de resposta for eletrônico, este mesmo processo de RPA pode enviar a resposta; se, por outro lado, o RPA identificar a existência do relacionamento, é possível derivar a um humano para que se tome alguma providência.
E com isso, uma última provocação: o profissional que antes aplicava 55 dias do seu ano apenas realizando consultas, não seria melhor aplicado elaborando as respostas ou mesmo verificando se tais respostas estão adequadas e atendem os oficiantes, melhorando o relacionamento da companhia com tais autoridades? Perceba como um “simples” RPA não só gera uma economia de tempo, mas permite um trabalho mais qualificado da equipe, com efeitos positivos nos esforços de law enforcement.
Mas igualmente, perceba, que isso só é possível porque existe um processo claro, acessando as informações disponíveis e oferecendo respostas ou ações padronizadas. O processo descrito (que já é aplicado em muitas companhias) é um bom exemplo de como o RPA, se bem entendido e usado, não elimina o humano, mas antes, lhe permite trabalhos mais qualificados, o liberando destas atividades repetitivas e padronizadas, e por outro lado, entrega uma solução com impactos positivos para companhia, “realizando o que promete”.
Já fui perguntado algumas vezes se o robô substituirá o advogado e a esta pergunta, digo ao meu inquisidor que isso depende do que ele entende como sendo o papel do advogado.
Se entendermos este papel como o advogado realizando tarefas repetitivas e massivas, a triste resposta é que já fomos substituídos. Gostemos ou não o robô faz isso melhor, mais rápido e de maneira mais eficiente.
Por outro lado, se entendermos que nosso papel é viabilizar negócios e facilitar a harmonização de interesses em sociedade, vamos compreender que as tecnologias de automação, e, em especial o RPA, potencializará nossa capacidade de lidar com uma diversidade cada vez maior de temas e processos.
Talvez, estejamos, de fato, caminhando para uma era de advogados “cyborgs” que combinarão o melhor do humano, com o melhor das máquinas.
[1] O título é uma alusão ao célebre livro de ficção científica de Isaac Asimov, “Eu, Robô”. [2] “As leis da ficção científica e da tecnologia.” TecMundo, 21 November 2011, https://www.tecmundo.com.br/curiosidade/15534-as-leis-da-ficcao-cientifica-e-da-tecnologia.htm. Acessado em 25 April 2022.
[3] “Trends from Gartner Hype Cycle for Legal and Compliance Technologies 2020.” Gartner, 21 September 2020, https://www.gartner.com/smarterwithgartner/4-key-trends-in-the-gartner-hype-cycle-for-legal-and-compliance-technologies-2020. Accessed 25 April 2022.
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