por: Simone Modenesi (Especialista em Gestão do Conhecimento) e Andrea Santiago (Comunicação e Marketing)
O que todo mundo sabe é que em breve os processos de trabalho serão totalmente digitais.
É comum que as empresas queiram se adaptar aos poucos a verdadeira enxurrada de inovações que o mercado de tecnologia oferece. Esperam a certeza de que realmente a mudança será inevitável.
Muitas empresas ainda resistem às trocas ou implantações de novas tecnologias. Cautela compreensível, principalmente para as que estão no mercado há mais tempo. Afinal, até bem pouco tempo atrás, o processo de implantação de um novo software era traumático e interminável. A equipe do fornecedor do software ficava tanto tempo dentro da empresa que parecia ter sido incorporada ao quadro de funcionários da TI local. A maioria dos processos de trabalho tinha que ser alterada para que o software apresentasse o resultado esperado. As pessoas tinham que ser adequar ao sistema e não ao contrário. As planilhas de Excel continuam por aí para comprovar.
Esse cenário foi bastante alterado nos últimos 05 anos. A implantação de novas tecnologias que impactam positivamente a rotina e os resultados da empresa acontecem (ou deveriam!) muito rápido. A experiência do usuário final é muito valorizada e os processos de trabalho existentes são respeitados. O objetivo é criar um ambiente digital que crie alto impacto positivo nos resultados da empresa e na rotina do colaborador.
Um tipo de solução que promove a efetiva e rápida transformação digital da sua empresa é o ECM (Enterprise Content Management). Com um único software é possível automatizar os fluxos de trabalho, organizar os documentos e informações e criar um poderoso ambiente de colaboração. E conta com a IA (inteligência artificial) para realizar todas as funções.
O ECM é visto como o coração da Organização pelas empresas que adotam a tecnologia.
Você quer saber por quê?
Porque automatiza o armazenamento, o gerenciamento, a organização e a distribuição de documentos e informações. Ele é a esteira que sustenta os processos digitais da empresa, oferecendo poderosos recursos de gestão e integração dos processos. Com um sistema de ECM a empresa consegue:
Automatizar o arquivamento de todo o conteúdo produzido e recebido pela empresa: e-mail, relatórios, imagens, textos, planilhas, áudio, vídeos etc.;
Automatizar a elaboração de documentos a partir de modelos, garantindo a padronização estabelecida pela empresa;
Controlar as versões dos documentos. Armazena o histórico de todas as versões de um documento, possibilitando conhecer detalhadamente o caminho que o documento percorreu até sua versão final;
Rastrear todas as interações e ocorrências que aconteceram com o documento. A trilha de edições do documento é mais uma camada de segurança da informação. O acesso é controlado de forma automática;
Relacionar diferentes tipos de documentos (recibos, notas, contratos, e-mails, fotos etc.) para criar um dossiê/pasta virtual;
Localizar o documento ou a informação em uma árvore de pastas com diferentes visões ou por meio de pesquisa “tipo google”, incluindo bases para além do próprio ECM, como por exemplo, sua caixa de e-mails.
Criar várias formas de colaboração, como por exemplo, chat, feeds, lembretes, tarefas, carimbos digitais etc. Lembrando que todos os termos estarão disponíveis para pesquisa;
Criar fluxos de trabalho pré-estabelecidos ou adhoc, inclusive envolvendo usuários externos à sua empresa;
Integrar com qualquer outro software utilizado pela empresa;
Criar diferentes painéis de gestão a partir de indicadores criados pela empresa. Os dashboards são poderosas ferramentas para controle de prazos e tarefas;
Optar por instalar em servidor local ou na nuvem;
Ficar tranquila no requisito segurança da informação exigido pelas melhores práticas e certificações. Oferece a segurança necessária para os processos de trabalhos da empresa, inclusive em home office. A troca de arquivos entre colaboradores ou pessoas externas à organização é totalmente controlada e rastreada.
Ou seja, automatizar os processos de trabalho e torná-los digitais não é mais um bicho de sete cabeças. Tente!
A ATS usa e indica a solução ELO ECM Suite, desenvolvida pela empresa ELO Digital Office, fundada em 1998 em Stuttgart, na Alemanha e com presença em 40 países. No mundo são cerca de 1.200.000 usuários satisfeitos.
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