Dizemos o tempo todo que a tecnologia nunca substituirá os humanos na prática da lei, porque a capacidade de analisar estrategicamente os problemas jurídicos continua sendo exclusivamente humana. Mas exercitar essa capacidade exige foco, e no ambiente de trabalho moderno - com seus escritórios de conceito aberto, notificações constantes e ampla gama de ferramentas tecnológicas - o foco pode ser difícil de encontrar. Na atmosfera de hoje de “ sobrecarga de informação o tempo todo ”, poucas pessoas aprenderam como efetivamente eliminar as distrações. E, por mais que a tecnologia faça parte do problema, ela também tem o potencial de fazer parte da solução.
Os altos custos da distração
Em seu Relatório de Distração no Local de Trabalho de 2018 , a Udemy Research descobriu que 70% dos trabalhadores sentem-se distraídos no trabalho. E não é de se admirar: a pesquisa mostrou que “o trabalhador de escritório típico é interrompido ou alterna tarefas, em média, a cada três minutos e cinco segundos.” Ainda pior, “pode levar 23 minutos e 15 segundos apenas para voltar para onde eles saíram. A comunicação constante é um grande fator de estresse, com os funcionários passando 31 horas por mês em reuniões , recebendo mais de 300 e-mails relacionados a negócios semanalmente e verificando seus e-mails, em média, 36 vezes por hora .
Nesse ambiente, se um advogado está tentando redigir um contrato, pesquisar uma questão legal ou preparar um argumento para o tribunal, eles têm muito pouco tempo ininterrupto para se concentrar verdadeiramente nesse trabalho. Assim, quando na elaboração de documentos, quando os usuários são exigidos que alternem telas, cliquem em vários menus e interajam separadamente para cada tarefa, não é surpresa que as taxas de erros sejam tão altas.
Os benefícios dos fluxos de trabalho de rotina
Distração, preocupação, sobrecarga e paralisia da tarefa são “sintomas de não ter um processo confiável de fluxo de trabalho”. Por outro lado, um fluxo de trabalho com rotinas definidas, simplificado e integrado - onde todas as ferramentas que os advogados precisam estão em uma tela - pode aliviar esses sintomas e habilitar o trabalho focado. Criar um fluxo de trabalho lógico que minimize as mudanças de tela e os cliques, aumentam as chances de que os advogados permaneçam “concentrados” em um determinado projeto / documento.
Quando a tecnologia em si não está criando distrações, os advogados podem se concentrar melhor, pensar em questões legais e fazer mais, trabalhar com mais eficiência e produzir resultados de maior qualidade. Como bônus, é mais provável que a tecnologia integrada em um fluxo de trabalho funcional seja utilizada, aumentando as taxas de adoção dos usuários e aumentando o retorno sobre os investimentos tecnológicos.
Dicas para melhorar fluxos de trabalho
Para aproveitar ao máximo sua tecnologia e maximizar seu foco, seja criterioso sobre seus fluxos de trabalho. Retroceda e analise as tarefas que você precisa fazer e as ferramentas disponíveis para executar essas tarefas. Não assuma automaticamente que você precisa usar fluxos de trabalho existentes; em vez disso, projetar conscientemente fluxos de trabalho que o ajudarão a realizar seu trabalho essencial, permite que você mantenha seu foco.
Considere o agrupamento de tarefas semelhantes, especialmente email e outras comunicações. Quando você sabe que vai lidar com todos os seus e-mails em dois blocos de tempo dedicados por dia, é mais fácil desativar as notificações que causam distração e restringir a verificação incessante. Isso pode ajudá-lo a permanecer em um ambiente de trabalho, como o Microsoft Word, até que você tenha concluído todas as suas tarefas de documento.
Falando de documentos: você está gastando muito tempo elaborando seus documentos? Ao incorporar uma ferramenta simplificada para a elaboração de documentos, você poderá reduzir substancialmente as reuniões e as perguntas iniciais, facilitando o agrupamento das tarefas do documento e a manutenção do foco mais importante.
Assegure que seus documentos sejam precisos e compatíveis.
Ao automatizar o processo de elaboração de documentos você evita erros ortográficos, dados inconsistentes ou o esquecimento da inclusão ou exclusão de determinados parágrafos ou cláusulas. Controle o processo para que os documentos sejam concluídos com precisão em seus termos.
Commentaires